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Controles Internos
Lic.
Lidia Elisa Galeano López
Auditora General de la Universidad Nacional del Este (Paraguay) Resumen El presente artículo propone una metodología de Control Interno para la
Universidad Nacional del Este (República del Paraguay), en la que se
establecen tanto una estructura permanente como los principios,
fundamentos y conceptos básicos que contribuyen para sustentar esta
herramienta de apoyo a la gestión.
Abstract This article suggests an Internal Control methodology for the
Universidad Nacional del Este (Republic of Paraguay) in which a
permanent structure is established, as well as principles, foundations
and basic concepts that contribute to support this tool supporting its
management.
Introducción El Sistema de Evaluación y Control que se establece para las instituciones públicas de la República de Paraguay en la Ley Nº 1535/1999, proporciona una estructura para el control de los organismos y entidades del Estado, a fin de garantizar el desarrollo de su función administrativa bajo los principios de responsabilidad, eficiencia, eficacia, celeridad y transparencia, contribuyendo con ello al cumplimiento de sus objetivos institucionales en el contexto de los fines sociales del Estado Paraguayo. El modelo propuesto ha sido formulado tomando como base la Constitución Nacional y la citada Ley, con el propósito de que la Universidad Nacional del Este pueda mejorar su desempeño institucional, mediante el fortalecimiento de los controles previos a cargo de las autoridades administrativas; igualmente para fortalecer el Control Posterior a cargo de la Auditoría Interna y de la Auditoría General del Poder Ejecutivo esperando unificar criterios y lineamientos de evaluación, control, auditoría y mejoramiento continuo. Esta metodología elaborada para la Universidad Nacional del Este establece una Estructura al Control permanente de la Institución; los principios, fundamentos y conceptos básicos que la sustentan como una herramienta de apoyo a su gestión. Presenta las siguientes características: • Promueve la generación de un entorno ético alrededor de la función administrativa de la institución. • Establece una estructura estándar de Control Interno que unifica los criterios de control en la Universidad, garantizando un control integral a la gestión de la Institución, promueve el mejoramiento continuo y permite potenciar el cumplimiento de sus objetivos. • Cada uno de los componentes y estándares de Control propuesto, en su interacción e interrelación efectiva, garantizan el aseguramiento al Planear, Hacer, Verificar y Actuar de la Institución, para el logro de una función administrativa integra, eficiente, transparente y oportuna. • Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro declos propósitos de los organismos e Instituciones del Estado. • Orienta a la Administración de la Institución hacia una Gestión por Procesos, que se espera consolidar en sistemas de Gestión de la Calidad. • Establece la Comunicación como un proceso de control a la transparencia y la divulgación de información a los diferentes grupos de interés de la Institución. • Le otorga un valor preponderante a la evaluación, ya sea esta de orden administrativo, se realice por los directivos responsables de cada dependencia, por la Auditoría Interna o por la Contraloría General de la República. • Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como mecanismo que consolida las recomendaciones para la mejora del hacer institucional. Genera una cultura de mejora continua y garantiza la proyección de la institución pública hacia la excelencia administrativa.
PRINCIPIOS QUE CUMPLE EL CONTROL INTERNO El Control Interno, debe garantizar el cumplimiento de los principios
de administración
FUNDAMENTOS EN QUE SE SUSTENTA EL CONTROL INTERNO La Autorregulación, la Autogestión y el Autocontrol constituyen los pilares fundamentales que sustentan el funcionamiento del Control Interno, y lo convierten en el medio que apoya el cumplimiento de los objetivos de la Universidad y los fines sociales del Estado.
NIVELES DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La máxima autoridad de la Universidad es el funcionario responsable por el acatamiento de la Constitución, la ley y reglamentos que desarrolla el Control Interno, autorregulando, a su vez, el Sistema de Control Interno de su entidad, tomando en cuenta esta regulación y las características que le son propias a la Institución.
PARÁMETROS DE EVALUACIÓN La evaluación del Sistema de Control Interno en primera instancia
deberá realizarse por la Auditoría Interna Institucional y, desde el
punto de vista externo, por el órgano superior de control a saber, la
Contraloría General de la República, y deberá considerar, entre otros,
los siguientes parámetros de evaluación: • Validez del diseño del Control Interno, conforme a la estructura de Control propuesta y las características que le son propias. • Delegación de autoridad y responsabilidad para el diseño, desarrollo y mantenimiento del Control Interno, en un directivo de primer nivel, diferente al Auditor Interno. • Interiorización en la Universidad de la Estructura de Control y de su aplicación por todos los funcionarios que integran la institución. • Existencia de las metodologías, procedimientos, instructivos o instrumentos necesarios para la implementación y funcionamiento del Control Interno. • Existencia del Comité de Control Interno. • Efectividad del Control Interno, evaluando controles formales e informales. • Existencia y efectividad de la función de Evaluación Independiente del Control Interno, a cargo de la Auditoría Interna institucional. • Cumplimiento de las recomendaciones de Auditoría Interna Institucional, de la Contraloría General de la República y del Control Ciudadano. • Existencia de Planes de Mejoramiento en la institución.
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 1. OBJETIVOS Definir un proceso de evaluación independiente y objetivo al Sistema de Control Interno, a fin de establecer, por funcionarios públicos no involucrados en la operación de la entidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y su efectividad para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la institución. Establecer un proceso de Auditoría Interna Institucional que determine periódicamente si los procesos, operaciones y actividades se han llevado a cabo en cumplimiento a los principios de legalidad pública, y con la debida consideración por su economía, eficiencia, eficacia y transparencia en el uso de los recursos públicos. b. FUNDAMENTOS EN QUE SE APOYA b.1. Autorregulación, en la medida que genera decisiones de política, consensos y normativas que permitan mejorar la institución. b.2. Autogestión, al informar oportunamente al nivel directivo sobre cualquier situación o riesgo que afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales, permitiendo tomar las acciones necesarias para corregirlos o prevenirlos. c. PRINCIPIOS Y VALORES DE CONTROL VINCULADOS c.1. Responsabilidad, al actuar el evaluador con autonomía, independencia, objetividad y decoro en bien del cumplimiento de los objetivos de la institución. c.2. Imparcialidad al efectuar el evaluador juicios sustentados en evidencias, sobre el estado del Control Interno y el cumplimiento de la función Constitucional y legal de la institución, y los resultados de la gestión. c.3. Eficiencia, Economía y Eficacia, al permitir mejorar la gestión tomando como base las recomendaciones de Auditoría, generadas con competencia, responsabilidad y oportunidad. d. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La responsabilidad principal por la Evaluación Independiente en la Institución recae en el Auditor Interno Institucional y su Equipo de Trabajo, bajo las directrices de la máxima autoridad de la entidad. La máxima autoridad de la Institución y la dependencia de Auditoría Interna Institucional deberán mantener siempre un proceso de mejoramiento continuo del Componente de Control de Evaluación Independiente, por el bien de la Institución, y por su importancia frente a los procesos de Auditoría Externa, practicados esencialmente por la Contraloría General de la República. e. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE AUDITORÍA • Existencia del Componente Evaluación Independiente en la normatividad que autorregula el Control Interno de la Institución. • Coherencia de los objetivos del Componente con los objetivos del Componente Corporativo. • Existencia de los estándares que garantizan su operación. • Existencia de niveles de responsabilidad y autoridad para la implementación y evaluación del Componente. • Definición de la metodología de diseño, implementación y evaluación, en la metodología de autorregulación del Componente. • Nivel de implementación del Componente. • Modo en que la aplicación del Componente favorece los principios y promueve los fundamentos definidos en el Componente Corporativo de Control Interno. • Grado de contribución a los objetivos de control de la Institución.
EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Estándar de control que permite conocer, mediante un examen permanente a los controles internos, el grado de desarrollo y efectividad del Control Interno de la institución. Dicho examen es efectuado desde el punto de vista interno por los auditores internos y, desde el punto de vista externo, por la Contraloría General de la República, instancias que deben actuar de manera independiente. No intervienen en el diseño y la gestión de las operaciones y generan recomendaciones para mejorar la efectividad del Control Interno. La Evaluación del Control Interno en forma independiente a la administración de la Institución toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Control Interno; la existencia de los diferentes Componentes Corporativos, Componentes y Estándares de Control, comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento a los objetivos de la Institución. a. OBJETIVOS • Evaluar el funcionamiento del Control Interno establecido en la Institución, para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, de su función y misión dentro del Estado. • Detectar las principales fortalezas y debilidades del control interno, su impacto en eldesarrollo de la función administrativa de la institución y el cumplimiento de sus objetivos. • Informar a las autoridades competentes sobre el nivel de efectividad del control interno, generando las recomendaciones necesarias para la toma de decisiones oportunas. • Promover en los niveles correspondientes, las acciones de mejoramiento que se deben emprender para que el control interno sea efectivo, eficiente y confiable en cuanto al cumplimiento de los propósitos institucionales. b. FUNDAMENTOS EN QUE SE APOYA Se fundamenta en la Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión, en la medida que garantice en la Universidad la existencia de la función de Evaluación Independiente, realizada por funcionarios neutrales, autónomos y objetivos que no intervienen en la gestión de las operaciones de la entidad, permitiendo adicionalmente el seguimiento a las acciones de mejoramiento. c. PRINCIPIOS Y VALORES DE CONTROL VINCULADOS Imparcialidad: Al emitir juicios sustentados en evidencias. Responsabilidad: Al orientar la evaluación hacia el cumplimiento de la función institucional. Eficiencia: Brindando recomendaciones sustentadas, efectivas y oportunas para el mejoramiento de los controles. Transparencia: Al realizar procesos de evaluación, de manera abierta, con conocimiento de las autoridades y funcionarios vinculados al proceso de evaluación, permitiendo de manera participativa las mejoras necesarias a la Institución. d. RELACIÓN CON OTROS COMPONENTES O ESTÁNDARES DE CONTROL La Evaluación del Control Interno generará recomendaciones a la máxima autoridad de la institución y a su equipo directivo, a fin de retroalimentar los procesos de Autoevaluación, de elaboración de Planes de Mejoramiento y generar los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de Auditoría Interna Institucional de la Institución. e. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La máxima autoridad de la institución y su equipo directivo son responsables por promover el buen ejercicio y la aceptación en la Universidad de la Evaluación Independiente al control interno. Igualmente, por evaluar en Comité de Control Interno las recomendaciones de mejora y, una vez aprobadas, velar porque estos sean implementados. La Auditoría Interna Institucional y su Equipo, son responsables de llevar a cabo un proceso de evaluación al control interno oportuno, eficiente, eficaz y participativo y a tratar las recomendaciones de auditoría con los auditados para promover su aceptación e implementación. f. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE AUDITORÍA • Definición en la normativa que autorregula el Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación. • Documentación del proceso de evaluación del Control Interno por parte de la Dirección de Auditoría Interna Institucional. • Comprensión de los funcionarios de la Dirección de Auditoría Interna Institucional sobre la importancia de esta Evaluación, para el logro de los objetivos propuestos para el Componente de Evaluación Independiente. • Inclusión en la Evaluación de todos los estándares, componentes y componentes corporativos que integran el Control Interno. • Correlación entre la metodología de Evaluación Independiente al Control Interno con los parámetros utilizados para la Autoevaluación del Control, por parte de cada una de las dependencias que integran la institución. • Coherencia de las metodologías utilizadas en la Evaluación Independiente del Control Interno con las utilizadas por los órganos de Control Fiscal. • Grado de correspondencia entre los resultados generados de la Evaluación Independiente, con los obtenidos en el Componente de Autoevaluación y los generados por la Contraloría General de la República. • Pertinencia efectiva de las recomendaciones efectuadas por la Dirección de Auditoría Interna Institucional. • Efecto de la Evaluación Independiente al Control Interno sobre los demás componentes corporativos, componentes y estándares del Control Interno.
CONCEPTOS BÁSICOS DEL MODELO PROPUESTO La Administración del Estado tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y la utilización de los bienes públicos en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, la Universidad Nacional del Este está orientada a prestar un servicio público eficiente, y su legitimidad se sustenta en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la sociedad, en un marco de valores compartidos que promueven los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La Universidad, por lo tanto, necesita de una gestión eficaz y responsable que le permita lograr un equilibrio óptimo entre una buena administración y el cumplimiento de la finalidad social de la misma.
De allí que la Constitución Nacional incorpore el Control como un soporte administrativo esencial, orientándolo a garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública y del Estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la buena Administración Pública, en especial, los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes instituciones que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los controles de orden externo que le son inherentes y, en especial, el de la Contraloría General de la República y el Control Ciudadano. Lo anterior hace que el Control Interno en la Universidad deba soportarse en la Constitución Nacional y, dentro de ésta, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización; a la manera como debe administrarse y controlarse: a los buenos principios de administración pública que le son inherentes, orientando el control como el medio que es para logar los fines del Estado. Conceptuar la base principal del Control Interno, hace imperativo conocer las formas de organización del Estado y las competencias que dentro de él corresponde a cada nivel, sector, organismo o entidad que lo conforman, constituyéndose en una fuente imprescindible de orientación conceptual, metodológica y aplicativa para establecer la importancia del Control Interno, como soporte al cumplimiento de los objetivos que frente a la sociedad, tiene cada institución o entidad pública y del Estado en general.
EL CONTROL INTERNO El Control Interno se define como el conjunto de normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos, acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que, ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una institución pública, se constituye en un medio para lograr una función administrativa del Estado íntegra, eficaz y transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del Estado. El Control Interno no es un evento aislado, es una serie de acciones de control que ocurren de manera constante, a través del funcionamiento y operación de cada institución pública, debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y gestión de cada organismo y entidad pública, y asistiendo a la Máxima Autoridad de manera permanente, en cuanto al manejo de la institución y alcance de sus objetivos se refiere.
EL MODELO PROPUESTO El Modelo propuesto de Control Interno se constituye en un marco de estructuras, conceptos y metodologías necesarias para permitir el diseño, desarrollo, implementación y funcionamiento de un Control Interno adecuado, que apoye el cumplimiento de los objetivos institucionales de la Universidad Nacional del Este.
FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO Constituyen la base que rige y orienta el Control Interno bajo el principio de que en la Universidad Nacional del Este, el interés general de la ciudadanía prevalece sobre el interés particular.
1-AUTORREGULACIÓN Es la capacidad institucional de la Universidad para regular con base en la Constitución, la ley y sus reglamentos, los asuntos propios de su función; definir las normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación eficiente y eficaz de sus actuaciones, haciendo transparente el ejercicio de su función constitucional ante la sociedad y los diferentes grupos de interés. Mediante la Autorregulación, la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para el funcionamiento del Control Interno. Se lleva a cabo, entre otras formas, a través de: • La promulgación de valores, principios y compromisos éticos que fundamentan el servicio público. • La generación de códigos de Buen Gobierno, los cuales establecen las reglas de buena administración pública, que así mismas se imponen la Universidad, a fin de garantizar el cumplimiento de una función administrativa proba, eficiente y transparente. • La definición de un modelo de gestión, que armonice las leyes y las normas correspondientes con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones necesarias al cumplimiento de los propósitos institucionales. • El establecer políticas, normas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos, capaces de afectar el logro de los objetivos de la Universidad. • La reglamentación del Control Interno, a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución, la ley y sus reglamentos.
2-AUTOCONTROL Es la capacidad de cada funcionario público, independientemente de su nivel jerárquico en la Institución, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos y mejorar la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad. El Autocontrol es inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el funcionario, en procura del logro de los propósitos de la Institución. El Autocontrol se expresa en la responsabilidad, la capacidad, la ética de los funcionarios de la Universidad, para ejercer control de sus actuaciones y de la función a su cargo, respetando las normas que las sustentan, y realizando una vigilancia en tiempo real sobre la integridad, eficacia, eficiencia, efectividad de la comunicación de todo lo que se hace en la entidad. Autocontrol de los funcionarios. Se expresa en: • El compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor. • La responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su conducta. • La conciencia sobre la importancia de su compromiso con la institución y la sociedad. • La eficacia en el ejercicio de su labor, control y resultados de los procesos, actividades y/o tareas a su cargo. • La responsabilidad por el mejoramiento continúo de las acciones a su cargo. Autocontrol de la Institución. Se expresa en: • Un estilo de dirección que fortalezca la confianza entre todos los funcionarios y en los grupos de interés externos de la institución. • La definición de reglas de actuación encaminadas a formalizar el comportamiento de los funcionarios públicos. • La formulación de políticas y normas orientadoras de la actuación institucional. • En determinar Planes de Capacitación y de formación, orientados al mejoramiento de las habilidades y capacidades requeridas por los funcionarios para el ejercicio de sus cargos. • En la importancia que le confiere a los procesos de Autoevaluación y de mejora continua y permanente de la Universidad.
3-AUTOGESTIÓN Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley. El Control Interno se fundamenta en la Autogestión, al promover en la Universidad la autonomía institucional necesaria para establecer sus debilidades de control y de gestión, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida. La Autogestión se logra a través de: • La comprensión correcta por parte de la Institución y de los funcionarios de las competencias y funciones asignadas por la Constitución, la ley y sus reglamentos. • La organización de la función administrativa y de su control, tomando en cuenta los marcos de control expedidos por las autoridades correspondientes para ello, de acuerdo con las características propias de la Institución. • La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento. • La conformación de una red de conversaciones que armoniza las actuaciones de los funcionarios en los procesos, actividades y acciones requeridas por la institución para la ejecución de sus planes, programas y proyectos necesarios al logro de sus objetivos. • La ejecución de planes de mejoramiento que consolidan las recomendaciones provenientes de la Autoevaluación, de la Auditoría Interna Institucional y del Control Externo, y el seguimiento efectivo a su impacto en la institución. • La adaptación consciente de la institución a su entorno.
PRINCIPIOS Y VALORES DEL CONTROL INTERNO Constituyen las formas de ser y de actuar de la Universidad en lo que es altamente deseable por la sociedad y grupos de interés a los cuales atiende, como atributos y cualidades de los funcionarios que las conforman. Constituyen la base principal sobre la cual descansa el Control Interno y deberán estar presentes en cada decisión, política, planeación, proceso, actividades, tareas emprendidas e información suministrada por los funcionarios de la Institución, en cumplimiento de la función que les fue encomendada. La Constitución Nacional de 1992, estableció las bases fundamentales en principios y valores que deben cumplirse en el ejercicio de la Función Pública de Administrar el Estado, los cuales se constituyen en los preceptos fundamentales definidos para encaminar su desarrollo y para lograr el bienestar general de todos los ciudadanos. Estos principios y valores están presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas por la institución y sus funcionarios a fin de cumplir con su propósito institucional y social. Lo anterior obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual descansa el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad pública a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales del Estado.
VALORES 1. Moralidad Integridad y cumplimiento de los funcionarios públicos en el desarrollo de sus funciones, bajo los principios y valores que rigen la ética pública en respeto de los mandatos constitucional, legal, reglamentarios que rige la entidad y de las normas de conducta interna, asumidas explícitamente por la institución. 2. Responsabilidad Cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad, y el reconocer que las actuaciones y omisiones tienen consecuencias e impactos en los demás y en la Institución, las cuales deben ser evaluadas para, según el caso, tomar las medidas correctivas pertinentes, realizar acciones conducentes a mitigar los impactos o resarcir a los afectados, por las consecuencias negativas que estas actuaciones generan. 3. Transparencia Es la disposición de las autoridades administrativas para dar cuenta del encargo de gerencia pública que se les ha confiado, haciendo visible el desarrollo de su gestión, lo cual se manifiesta en una rendición de cuenta pública periódica, veraz y completa sobre su gestión, resultados y el uso que se ha otorgado a los recursos públicos. 4. Igualdad Actuación de los funcionarios públicos bajo el parámetro de que todos los ciudadanos tienen los mismos derechos y deberes, con las excepciones que determina la Ley, y que ante conflictos de interés siempre debe primar el interés de la mayoría sobre los intereses individuales. Incluye también el criterio de que la acción social del Estado, debe siempre priorizar la promoción de la población más vulnerable. 5. Imparcialidad Desempeño de la función pública, otorgando a todos los grupos de interés un trato exento de favoritismos o discriminaciones, ofreciendo a todos los interesados la misma oportunidad para acceder a los servicios de la Universidad, tomando decisiones para resolver los asuntos en forma objetiva, fundamentada en hechos o pruebas verificables.
PRINCIPIOS 1. Eficiencia Velar porque en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la Universidad obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido confiados, para el logro de su propósito institucional y social. 2. Eficacia Orientación hacia el cumplimiento de la gestión de Institución, en relación con las metas y los objetivos previstos. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos, y con la satisfacción de las necesidades de todos los grupos de interés. 3. Economía Austeridad y mesura en los gastos e inversiones públicas en condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas, para la satisfacción de las necesidades de los diferentes grupos de interés y, en especial, de la población más vulnerable. 4. Celeridad Actuación oportuna y diligente de los funcionarios en la planeación, toma de decisiones y ejecución del trabajo, así como en la entrega de los productos, servicios o de información a los públicos interesados, de modo que la gestión general de la Institución tenga una dinámica constante que asegure la búsqueda de la excelencia. 5. Preservación del Medio Ambiente Responsabilidad que tiene la Universidad Nacional del Este en la preservación, conservación, recomposición y mejoramiento del medio ambiente, así como en la aplicación de políticas para la adquisición de insumos de trabajo no contaminantes, la implementación de programas internos de reciclaje y de austeridad en el uso de insumos y de servicios públicos. 6. Publicidad Suministro constante y oportuno de información de calidad, por parte de la administración de recursos públicos sobre sus actuaciones administrativas, de manera que se garantice a la ciudadanía y a todos los grupos de interés de la institución el conocimiento oportuno de las decisiones tomadas por las autoridades de la Institución que los puedan afectar.
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno tiene como objetivo fundamental, proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la Universidad a través de la generación de una cultura institucional del Autocontrol, generando, de manera oportuna, acciones y mecanismos de prevención y de control en tiempo real de las operaciones; de corrección, evaluación y de mejora continua de la institución de forma permanente, y brindando la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa íntegra, eficaz y transparente, con una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
OBJETIVOS DEL CONTROL DE CUMPLIMIENTO a. Establecer las acciones necesarias, que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de la Universidad bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. b. Definir, bajo procesos participativos e incluyentes con los funcionarios de la institución, normas internas de Autorregulación, permitiendo una mayor identificación entre los objetivos de la institución, de sus funcionarios y de sus grupos de interés, fomentando con ello la coordinación de actuaciones y la generación de una cultura institucional de la Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión. c. Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación que garanticen en la institución la observancia adecuada de la reglamentación que rige su función administrativa, el alcance de su propósito institucional y los objetivos previstos en cada período.
OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATÉGICO a. Crear conciencia en los funcionarios de la Universidad sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que promueva sus fundamentos básicos, favorezca la observancia de sus principios y garantice el autocontrol permanente al planear, hacer, verificar y actuar. b. Definir los lineamientos y parámetros de planeación adecuados al diseño y desarrollo institucional, conforme a su naturaleza, características y propósito institucional. c. Formular y desarrollar los procesos y mecanismos necesarios, para neutralizar aquellos eventos que pongan en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la institución y el debido cuidado del Patrimonio Público. d. Administrar y gestionar los procesos que hagan de la comunicación una función que atañe a los funcionarios públicos, garantizando con ello el desarrollo adecuado de su función, la visibilidad y la transparencia frente a los diferentes grupos de interés en la función pública que desarrolla el Estado.
OBJETIVOS DE CONTROL DE GESTIÓN a. Diseñar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. b. Velar porque todas las actividades y recursos de la institución, estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional y legal. c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen el registro de información oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones interna y gestión de la institución pública.
OBJETIVOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN a. Velar por la recolección, sistematización, estructuración de información y elaboración de reportes para el cumplimiento de la función de la entidad o que en uso de su derecho a la información, soliciten los diferentes grupos de interés internos y externos de la Universidad. b. Definir los procedimientos que garanticen la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tienen a su cargo la vigilancia y fiscalización de los organismos e Instituciones del Estado. c. Diseñar los instrumentos que permitan llevar a cabo una efectiva circulación interna y externa de la información de la institución, a fin de dar a conocer de manera oportuna, veraz y transparente la información necesaria respecto a la operación de la institución y los resultados de su gestión. d. Brindar la información necesaria a la sociedad para su conocimiento sobre la gestión, el desarrollo y resultados de las instituciones del Estado, que fortalezca la Rendición de Cuentas públicas a la Sociedad.
OBJETIVOS DE CONTROL A LA EVALUACIÓN Y LA MEJORA CONTINUA a. Asegurar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan, en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Universidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad competentes para ello, posibilitando acciones oportunas de prevención, corrección y de mejora continua. b. Establecer la existencia de la función de evaluación independiente del Control Interno, fortaleciendo la función de Auditoría Interna Institucional como mecanismo independiente y objetivo de verificación a la eficiencia de los controles Administrativos, el cumplimiento a la gestión y a los objetivos de la institución. c. Definir los procedimientos que permitan la integración en planes de acción, de las acciones de mejora establecidos por la entidad, provenientes de sus procesos permanentes de Autoevaluación, las observaciones y recomendaciones de Auditoria Interna Institucional, del Control Externo que ejerce la Contraloría General de la República y las provenientes del Control Ciudadano. A continuación, se detalla los tipos de componentes observados en la Universidad:
1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL Garantiza la ejecución de las políticas y directrices establecidas por la administración y aseguran el cumplimiento de los propósitos de la Universidad, mediante: • La definición de las actividades secuenciales a través de las cuales se transforman insumos, hasta obtener un producto o servicio con características previamente especificadas. • La identificación de las acciones y los mecanismos necesarios a reducir los riesgos. • El monitoreo permanente a cada uno de los procesos, y la definición de las acciones que permite la corrección de desviaciones para el mejoramiento de la gestión de la entidad. • La orientación de la actuación de los funcionarios hacia la ejecución económica, eficiente y eficaz de las actividades y las tareas a su cargo. Genera la necesidad de establecer la existencia de los siguientes Estándares: 1.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Definen los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, actividades y tareas de la institución, en cumplimiento de sus planes, programas y proyectos, de manera económica, eficiente y eficaz. 1.2 PROCEDIMIENTOS: Establecen los métodos, especificaciones, directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institución. 1.3 CONTROLES: Determinan las acciones y los mecanismos de prevención de los riesgos que, asociados a los procesos, permiten el cumplimiento de las metas y los resultados previamente establecidos por la institución. 1.4 INDICADORES: Instrumentos que permiten realizar la medición a la gestión, la autoevaluación a los resultados de gestión, el desempeño y el riesgo en cada uno de los procesos a través de los cuales se ejecuta la función de la institución. Permite reformular las políticas que sean necesarias para la corrección de desviaciones o el mejoramiento institucional. 1.5 MANUAL DE OPERACIÓN: Instrumento de carácter normativo que integra los estándares relativos a los Componentes Corporativos de Control Estratégico y de Control de Gestión, facilitando la comprensión del Control a la operación de la entidad. 2. COMPONENTE INFORMACIÓN Facilita la operación de la entidad y el control de los procesos al garantizar que el manejo de los datos e informes requeridos para su gestión sean útiles, oportunos y confiables, permitiendo: • El control a la obtención, procesamiento y mantenimiento de la información requerida para la operación de la entidad. • El registro y generación de información, oportuna y confiable que soporte los procesos de toma de decisiones internas. • El cumplimiento de las obligaciones de información ante los diferentes grupos de interés. • La elaboración de información requerida para la rendición de cuentas a la sociedad. Permitiendo Inferir los siguientes Estándares: 2.1 INFORMACIÓN INTERNA: Compendia la información de todo tipo de fuentes, la cual es generada por los diferentes grupos de interés de la Institución y la convierte en insumo para la planeación, la operación de la entidad y los procesos de toma de decisiones en todos los niveles de la Institución. 2.2 INFORMACIÓN EXTERNA: Información que proviene de diferentes fuentes y se procesan al interior de la entidad, para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información ante los diferentes grupos de interés. 2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Permiten la captura, procesamiento y reporte de la información interna y externa, de manera más oportuna, eficiente y exacta, para soportar la planificación, la operación, el control y la información de la entidad. 3. COMPONENTE COMUNICACIÓN Garantiza las acciones y mecanismos necesarios para la divulgación de la información pública a los diferentes grupos de interés, internos y externos, de la institución, mediante: • La organización de los flujos de comunicación internos requeridos para el desarrollo de la función de la institución. • La divulgación transparente, oportuna y veraz de los propósitos, los resultados de la gestión adelantados por la Universidad, los proyectos ejecutados y la situación financiera, con especial énfasis en la rendición de cuentas a los órganos de control y a la sociedad. • El manejo adecuado de los medios de comunicación, que permita que la información llegue efectivamente a los públicos a los que va dirigida. Infiere la conformación de los siguientes Estándares: 3.1 COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL: Garantiza la coordinación de las acciones internas de la institución a través de la difusión de las políticas y de la información para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la Universidad. Mantiene presente el compromiso de los funcionarios alrededor de la rectitud en el obrar y la transparencia de la gestión. 3.2 COMUNICACIÓN PÚBLICA: Garantiza la circulación, amplia y focalizada, de la información de la Institución hacia los diferentes grupos de interés, mediante la utilización de los mecanismos necesarios para comunicar el mensaje institucional. 3.3 RENDICIÓN DE CUENTAS: Asegura la generación y difusión de la información sobre el resultado de la gestión y correcta administración de los recursos públicos de las autoridades administrativas, orientada a los grupos de interés de la institución y a la sociedad en general, permitiendo la labor de los diferentes organismos de control del Estado y del Control Ciudadano. 4. COMPONENTE CORPORATIVO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Se estructura para satisfacer los objetivos de cumplimiento y de mejora continua de la gestión pública en la Universidad Nacional del Este; en este sentido proporciona a la misma: • Las herramientas y metodologías para la autoevaluación permanente de los controles internos y seguimiento a la gestión. • Los mecanismos de verificación y evaluación del Control Interno, como soporte a la toma de decisiones. • La definición y puesta en marcha de las acciones oportunas de corrección y mejoramiento de la gestión, a través de su evaluación y seguimiento por todos los niveles administrativos y funcionarios de la institución. Se estructura bajo los siguientes componentes: Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento. 5. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN Garantiza la medición oportuna de los efectos de la gestión, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de la institución, con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos, tomando las medidas correctivas que sean necesarias cuando se presenta algún incumplimiento, a través de: • El análisis permanente a la efectividad de los controles, a fin de garantizar el cumplimiento de metas y objetivos previsibles de la gestión de la entidad. • Métodos y procedimientos de evaluación a la ejecución y logro de los objetivos en cada uno de los procesos, áreas responsables y de la institución en general, a través del monitoreo permanente sobre los indicadores. Lo anterior permite derivar los siguientes Estándares. 5.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: Establece el grado de avance en la implementación del Control Interno, y su efectividad a nivel de los procesos, unidades funcionales y a nivel institucional. 5.2 AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN: Permite conocer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, y la forma de administrar los recursos necesarios para llevarlos a cabo. 6. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Proporciona el análisis neutral, objetivo e independiente de la Auditoría Interna Institucional, sobre la efectividad del Control y el cumplimiento de los planes, programas y proyectos, relativos a la función de la Universidad Nacional del Este y la forma como han sido realizados, mediante: • La evaluación sobre la efectividad del Sistema de Control Interno. • El examen independiente de la gestión de la institución para dar cumplimiento a sus propósitos. Genera para ello, dos Estándares: 6.1 EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Examina la situación y efectividad del Control Interno en la Institución, identifica sus deficiencias o alternativas de mejoramiento, y recomienda a la máxima autoridad de la Universidad y al nivel directivo, las acciones a seguir. 6.2 AUDITORÍA INTERNA: Permite, en forma independiente, fundar juicios objetivos sobre el desempeño de las áreas o procesos de la Institución, mediante la aplicación de las normas de auditoría, sus técnicas y procedimientos internacionalmente aceptados, generando recomendaciones de mejora del hacer institucional.
OBJETIVOS • Evaluar la efectividad de los controles establecidos en los procesos, y la existencia de controles informales en las áreas responsables de dichos procesos. • Establecer las alternativas de mejoramiento de los controles a los procesos diseñados por dependencia responsable. • Definir las acciones de mejoramiento de orden institucional, funcional e individual, necesarias para el mejoramiento y efectividad de los procesos.
FUNDAMENTOS EN QUE SE APOYA Autorregulación, al generar en la institución una disposición para definir metodologías y mecanismos de verificación y evaluación. Autogestión, al permitir a cada nivel de la Universidad y a cada funcionario, participar en la verificación y toma de acciones de mejoramiento que sean conducentes.
PRINCIPIOS Y VALORES DE CONTROL VINCULADOS Responsabilidad, en tanto la Autoevaluación permite a todos los funcionarios, áreas o dependencias de la institución, hacerse cargo de aquellos elementos de control que no presentan un adecuado funcionamiento en procura del logro de los propósitos institucionales, y de establecer las acciones correctivas correspondientes. Imparcialidad, ya que la metodología utilizada para evaluar los controles internos se funda en la participación activa de los funcionarios, propiciando la objetividad en el desarrollo de su función y análisis de resultados. Eficacia, al establecer y promover el logro de los objetivos del Control Interno en relación con los objetivos globales de la institución.
NIVELES DE RESPONSABILIDAD La Autoevaluación del Control requiere de la participación de los funcionarios de todos los niveles de la institución. La máxima autoridad y su equipo directivo tienen la responsabilidad de formular los procedimientos, establecer las directrices y aprobar la metodología para su realización, promoviendo su adecuada operación. Los demás niveles administrativos y funcionarios son responsables por realizar el proceso y suministrar la información veraz y oportuna sobre los resultados, así como de analizarlos y proponer alternativas para su mejoramiento. La Auditoría Interna es responsable por su evaluación independiente.
COMO REALIZAR LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Evaluación Sistema de Control Interno Estándar de control que permite conocer, mediante un examen permanente a los controles internos, el grado de desarrollo y efectividad del Control Interno de la Universidad. Dicho examen es efectuado desde el punto de vista interno por los auditores internos y, desde el punto de vista externo, por la Contraloría General de la República, instancias que deben actuar de manera independiente. No intervienen en el diseño y la gestión de las operaciones y generan recomendaciones para mejorar la efectividad del Control Interno. La Evaluación del Control Interno en forma independiente a la administración de la institución toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Control Interno; la existencia de los diferentes Componentes Corporativos, Componentes y Estándares de Control, comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento a los objetivos de la Universidad. a. OBJETIVOS • Evaluar el funcionamiento del Control Interno establecido en la Universidad, para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, de su función y misión dentro del Estado. • Detectar las principales fortalezas y debilidades del control interno, su impacto en el desarrollo de la función administrativa de la institución y el cumplimiento de sus objetivos. • Informar a las autoridades competentes sobre el nivel de efectividad del control interno, generando las recomendaciones necesarias para la toma de decisiones oportunas. • Promover en los niveles correspondientes, las acciones de mejoramiento que se deben emprender para que el control interno sea efectivo, eficiente y confiable en cuanto al cumplimiento de los propósitos institucionales. b. FUNDAMENTOS EN QUE SE APOYA Se fundamenta en la Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión, en la medida que garantice en la Universidad la existencia de la función de Evaluación Independiente, realizada por funcionarios neutrales, autónomos y objetivos que no intervienen en la gestión de las operaciones de la entidad, permitiendo adicionalmente el seguimiento a las acciones de mejoramiento. c. PRINCIPIOS Y VALORES DE CONTROL VINCULADOS Imparcialidad: Al emitir juicios sustentados en evidencias. Responsabilidad: Al orientar la evaluación hacia el cumplimiento de la función institucional. Eficiencia: Brindando recomendaciones sustentadas, efectivas y oportunas para el mejoramiento de los controles. Transparencia: Al realizar procesos de evaluación, de manera abierta, con conocimiento de las autoridades y funcionarios vinculados al proceso de evaluación, permitiendo de manera participativa las mejoras necesarias a la institución. d. RELACIÓN CON OTROS COMPONENTES O ESTÁNDARES DE CONTROL La Evaluación del Control Interno genera recomendaciones a la máxima autoridad de la institución y a su equipo directivo, a fin de retroalimentar los procesos de Autoevaluación, de elaboración de Planes de Mejoramiento y generar los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de Auditoría Interna Institucional de la Institución. e. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La máxima autoridad de la Institución y su equipo directivo son responsables por promover el buen ejercicio y la aceptación en la institución de la Evaluación Independiente al control interno. Igualmente, por evaluar en Comité de Control Interno las recomendaciones de mejora y, una vez aprobadas, velar porque estos sean implementados. La Auditoría Interna Institucional y su Equipo, son responsables de llevar a cabo un proceso de evaluación al control interno oportuno, eficiente, eficaz y participativo y a tratar las recomendaciones de auditoría con los auditados para promover su aceptación e implementación. f. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN DE AUDITORÍA • Definición en la normativa que autorregula el Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación. • Documentación del proceso de evaluación del Control Interno por parte de la Dirección de Auditoría Interna Institucional. • Comprensión de los funcionarios de la Dirección de Auditoría Interna Institucional sobre la importancia de esta Evaluación, para el logro de los objetivos propuestos para el Componente de Evaluación Independiente. • Inclusión en la Evaluación de todos los estándares, componentes y componentes corporativos que integran el Control Interno. • Correlación entre la metodología de Evaluación Independiente al Control Interno con los parámetros utilizados para la Autoevaluación del Control, por parte de cada una de las dependencias que integran la Institución. • Coherencia de las metodologías utilizadas en la Evaluación Independiente del Control Interno con las utilizadas por los órganos de Control Fiscal. • Grado de correspondencia entre los resultados generados de la Evaluación Independiente, con los obtenidos en el Componente de Autoevaluación y los generados por la Contraloría General de la República. • Pertinencia efectiva de las recomendaciones efectuadas por la Dirección de Auditoría Interna Institucional. • Efecto de la Evaluación Independiente al Control Interno sobre los demás componentes corporativos, componentes y estándares del Control Interno.
COMPONENTES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Integran las acciones de mejoramiento derivadas de la Autoevaluación de la Gestión, de la Auditoría Interna Institucional y de las provenientes de la Contraloría General de la República, en un todo coherente y armónico, que asigna responsabilidades, recursos y tiempo para llevarlas a cabo. Permite inferir los siguientes Estándares: 1.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Compendia y direcciona
las acciones de mejoramiento que, en forma institucional, debe ejecutar
la Universidad para Estándar de Control que se constituye por el Plan de Acción que la institución, en su conjunto, debe aplicar para fortalecer su desempeño institucional, y cumplir con su función, misión y objetivos, dentro del marco jurídico legal que le es obligatorio, satisfaciendo los compromisos contraídos con los diferentes grupos de interés y, en especial, con la sociedad. Se conforma por las acciones de mejoramiento definidas en los procesos de Autoevaluación, las recomendaciones de Auditoría Interna Institucional, de Auditoría Externa, por las recomendaciones de la Contraloría General de la República y las provenientes del Control Ciudadano. Su contenido debe contemplar el análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados encontrados, analizando para cada caso las causas y consecuencias que de ello se derivan; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en un periodo de tiempo determinado; la asignación de los responsables y de los recursos requeridos y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento. El seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional se realiza a dos niveles, dependiendo del aspecto que se valide. El primero se orienta a verificar el cumplimiento de los compromisos realizados por la administración de diseñar e implementar dichas acciones; el segundo, se relaciona con la calidad, al validar la eficiencia y eficacia de las acciones emprendidas, lo que significa que no sólo se evalúa el diseño e implementación de las acciones señaladas en el Plan de Mejoramiento Institucional, sino que verifica que efectivamente impacte favorablemente la gestión de la entidad y el Control Interno. 1.2. PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL: Define los lineamientos o
parámetros necesarios para emprender las acciones de mejoramiento,
relativas a un proceso o Estándar de Control constituido por los planes administrativos, que establecen las acciones de mejora de cada dependencia o área responsable de la Institución, derivadas del Plan de Mejoramiento Institucional y que estarán bajo la responsabilidad específica de las autoridades administrativas, que tienen a su cargo cada dependencia en la Institución correspondiente. Permiten fortalecer el desempeño y funcionamiento de cada dependencia y los procesos a su cargo, orientándola al logro de las metas asignadas en el contexto de los objetivos de la Institución. Debe ser objeto de control y seguimiento permanente por la autoridad administrativa responsable en cada dependencia y por la Auditoría Interna Institucional. Contiene la validación de las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso o dependencia y los resultados alcanzados; la descripción de las causas y consecuencias de dichas variaciones; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en el tiempo; la designación de los responsables de las acciones y la definición de las acciones de verificación a su cumplimiento. Asimismo, debe contener aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento Institucional que se fortalecen con su realización. 1.3. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Define las acciones de mejoramiento que cada uno de los funcionarios debe llevar a cabo para mejorar la actividad o tarea bajo su responsabilidad, orientándolos al resultado que se espera de ellos y a mantener buenos indicadores de desempeño laboral. Estándar de control que permite consolidar las acciones de mejoramiento a desarrollar por los funcionarios, para mejorar su desempeño conforme al Plan de Mejoramiento Funcional de la dependencia a la cual pertenecen, enmarcado dentro de las directrices o lineamientos establecidos por los directivos de la institución, para mejorar las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, a fin de lograr la eficiencia y eficacia del servicio publico. Su control y seguimiento se lleva a cabo por cada funcionario responsable, que actúa como inmediato superior. Su diseño contempla los objetivos de mejoramiento definidos para cada uno de los funcionarios, generados en los resultados obtenidos por la Autoevaluación, las recomendaciones de la Auditoria Interna Institucional y del análisis de los indicadores de desempeño del funcionario.
REFERENCIAS Constitución Nacional de la República de Paraguay; Ley 1535/1999 de Administración Financiera del Estado; Decreto Nº 8127/2000 Decreto Reglamentario Ley 1535/99; Ley 250/1993 Creación de la Universidad Nacional del Este; Reglamento General dela Universidad; Plan Estratégico 2007 – 2011 de la Universidad Nacional del Este; Manual de Auditoria Gubernamental; Otras Leyes o Normativas concordantes y aplicables. |
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Gestión Universitaria http://www.gestuniv.com.ar |
Vol.:04 |
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Recibido el: 03-11-2011 ; Aprobado el: 06-11-2011 |
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URL http://www.gestuniv.com.ar/gu_10/v4n1a1.htm |
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